浅析高校教学秘书工作中存在的问题和解决方案

摘 要：高校教学秘书作为二级学院的教学与教务管理岗位，是连接学校教务部门与二级学院的桥梁。目前，各个高校正在坚持不懈的推进教学改革，而教学秘书正是教学改革最基础的执行者，在教学改革中发挥的作用不容忽视，其承担的工作越来越多，工作中存在的问题也随之爆发出来，为了提高工作效率，不断完善教学秘书的工作，并使得教学秘书的工作有规律可循，解决这些问题就显得尤为重要。文章在浅析教学秘书工作中存在的问题的基础上，结合实际，提出解决方案，为规范教学秘书的工作提供一定的依据。

关键词：教学秘书;教学管理工作;问题;解决方案

教学秘书在学校和二级学院教学管理工作中发挥着不可替代的作用，在日常工作中，由于教务系统的欠缺，沟通不畅，培训缺失，职责界定不明确，激励机制不完善，长期被忽视等等问题，导致了教学秘书工作积极性低，成就感低，工作倦怠和岗位流动性大等很多问题，这些问题严重影响了教学管理工作的顺利进行。

第一，教务系统的欠缺：教务系统作为教学秘书工作的重要工具，其完善程度，操作的方便程度，契合实际工作需要的程度等等就显得尤为重要。甚至可以说，教学秘书工作的效率很大程度上依赖于教务系统的完善程度。目前，很多教务系统在教务人员端口的排课、考务安排，毕业生学分清查、学生学籍信息查询，学生端口的成绩查询，课表查询等功能越来越完善，也在不断的改进当中，但是，还是存在很多的问题，很多功能看似完善，但是缺乏可操作性;有些功能是固定的，缺乏针对性，无法针对具体学校的特殊需求进行设置等等，这些不完善使得原本可以由系统操作完成的工作需要教学秘书的人工统计完成，直接导致了教学秘书工作效率的低下，也大大增加了教学秘书的工作量。

第二，各个部门，各个角色之间存在沟通不畅的问题：学校教务部门与教学秘书之间，学生与教学秘书之间，教师与学校教务部门之间的沟通问题，也给教学秘书的工作带来了很多的困难。由于学生与二级学院教学秘书一般不直接接触，学生的问题大多都是通过辅导员反应给教学秘书，教学秘书再根据辅导员的反应处理问题，那么在这个过程中就会出现信息失真，信息不对称的问题，直接影响最后问题处理的效果;相同的，二各级学院教师与学校教务部门之间也不直接接触，教师的多数问题是通过教学秘书向学校教务部门反映的，这样，也存在信息在传递过程中的误差。

第三，岗前培训和相应技能培训的缺失：为了降低办学成本，很多学校会省去教学秘书的岗前培训这一环节。但是，众所周知，教学秘书的工作内容繁琐且具有一定的专业性，涉及到排课、重修安排、学分清查、毕业设计的安排等等多项专业性较强且重要的工作，而且很多教学秘书所学的专业知识与岗位并不匹配，如果不进行专门的岗前培训，直接进入岗位工作，会让新人在刚上岗时无从下手，问题百出。可以说，岗前培训和相应技能培训的缺失是导致教学秘书业务能力偏低的重要原因。而且，很多学校在上一任教学秘书辞职与新教学秘书到岗前这段时间，会选择找一个从事其它不相干工作的人员来临时顶岗的做法，但是这种做法会增加工作交接过程中的问题，使得工作得不到一个很好的衔接。

第四，教学秘书岗位职责界定不明确：在很多高校的二级学院，并沒有设立行政秘书一职，学院教学秘书除了要承担教学管理的相应职责外，还要处理学院人事、财务、工会甚至党务等等的相应事宜，如果二级学院的规模较小，教学秘书可以作为综合秘书，处理学院各种性质的事务，且不会影响工作的进程和效率;但是，很多二级学院的规模相对较大，学生数目和教师数目较多，那么，学院所有性质的事宜都由教学秘书一人承担，或者设立了行政秘书等相关的岗位，但是各个岗位的职责划分不清晰，很多情况下，教学秘书还需承担本职以外的工作，这就影响了教学秘书完成本职工作的及时性和质量。同时，相关规章制度不健全的高校不在少数，很多高校即便有相应的规定，但是在执行的过程中，依然会出现背离规章制度，不切实际地一味给教学秘书增加不相关的临时工作的现象。

第五，对教学秘书的激励机制不完善：普遍来讲，各个高校的教学秘书都有研究生的学历，大多数教学秘书都希望能够有更高层次的发展，能有更为多元化的选择，而不仅仅止于教学秘书的工作。但是很多高校忽视了教学秘书真正的需求，对教学秘书的职业生涯规划不够重视，很多高校对教学秘书缺乏评价机制，激励机制也不够完善，无法激发教学秘书工作的积极性和主动性，容易滋生工作倦怠的习性。对教学秘书的激励机制不完善也是导致教学秘书流动性大的主要原因，人员流动性大又进一步影响了工作衔接的流畅性。

各个高等院校应该引起重视，在分析出问题的基础上，有针对性地采取措施，提高教学秘书工作的热情，提高工作效率，保证教学秘书工作的质量，以保证学校的教学质量。针对以上问题，结合自身实际的工作经验，文章制定出相应的解决方案，希望对教学秘书工作中问题的改进有所帮助：

第一，与教务系统开发商紧密联系，在实践工作中不断完善教务系统，以便使教务系统更加契合学校的实际使用。在购买了相关的教务系统以后，不能就此终止与系统开发公司的联系，在使用过程中，一旦发现系统的不足之处，应立刻与系统开发公司联系，及时弥补系统的不足;同时，在系统初始功能的基础上，在工作当中如果有新的功能需要开发，但是系统尚未具备该项功能时，应与系统开发公司商议协调开发新的功能，使系统功能越来越完善，越来越贴近实际需求。这样，可以使得很多原本需要人工完成的简单而繁琐的工作由系统来完成，在保证工作的效率和质量的同时，减轻了教学秘书的工作压力。

第二，针对沟通障碍的问题，可以减少沟通过程中的中间环节，让反应问题一方直接与解决问题一方联系，以便减少沟通中存在的问题。学生普遍存在的教学教务问题，可以由辅导员统计，再向教学秘书反应来统一解决，这样可以批量来解决问题，降低工作的重复性，提高工作效率;但是个别学生的具体问题，应该由学生自己向教学秘书反应，不必再通过辅导员，因为如果只是学生个体存在的问题，学生可以根据自己的时间和问题的紧迫性，有选择地跟教学秘书联系来解决问题，这样，就避免了由辅导员传话的信息失真的问题，减少了中间环节，也提高的解决问题的效率。同样的，二级学院教师遇到的普遍性的问题可由教学秘书统一向教务处反应，个别教师的特殊问题则应该由教师个人向教务处反应，这样，既可以保证教师的普遍问题得到批量处理，避免了教务处反复处理相同问题的情况，也可以使特殊问题得到及时解决。

第三，无论是公立院校，民办院校还是独立院校，对于教学秘书的岗前培训是必不可少的。即使没有必要进行统一的岗前培训，那么在教学秘书上岗之前，也应该有专人对其进行培训，包括教务系统的使用、排课的程序、学分的核查、实践教学的安排、教学工作量的核算等等。如果遇到教学秘书临时辞职的情况，来不及进行岗前培训，也必须有相关人员带领新教学秘书一边熟悉工作一边进入工作状态，以减少工作的失误。

第四，建立健全相应的规章制度，使教学秘书的工作有章法可依。明确规定教学秘书的工作职责，工作内容和相应的奖励与惩罚机制，明确划分出教学管理工作与行政工作之间的界限，减少教学秘书工作没有主次，不分轻重的现象。制定了规章制度之后，就一定要严格执行，在出现临时任务时也应该综合考虑各个岗位的工作量再进行任务分配，不可出现一味分配给教学秘书临时工作的情况。

第五，增加对教学秘书的激励方式。例如，相关专业的职称评定、提供转为专职教师岗的机会、升职、加薪、培训学习的机会等等;尤其是职称的评定和转为专职教师岗的机会对提高教学秘书的工作热情有极为关键的作用。甚至可以让教学秘书与其他相应的岗位进行轮岗，增加工作的多样性，调动教学秘书工作的积极性和成就感，减少人员流动，由此可以减少由于新旧人员衔接过程中的工作断层。

总之，教学秘书的工作具有一定的专业性，工作量大且工作繁琐，对保证学校教学管理工作的顺利进行起到至关重要的作用。学校应该对教学秘书的工作和其自身的发展给予足够的重视，帮助教学秘书不断改进工作，提高教学秘书的成就感和满意度的同时，关注教学秘书职业生涯的发展，使教学秘书与学校共同进步，共同发展。

参考文献

[1] 颜培玉.浅析高校教学秘书的工作现状及改进策略[J].轻工科技，2019（35）.

作者简介：李竹梅，女，云南大理人，2015年研究生毕业于延边大学，昆明理工大学津桥学院，研究方向：企业管理。

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