做好企业秘书工作的策略分析

发布时间:2020-11-05 阅读数:494

摘要：在行政管理工作中，办公室作为企业办公的重要场所，办公室的工作具有种类多，数量大的办公特点，这就要求办公人员不但要严格遵守上级的要求，而且还要对下层工作人员的情况进行全面的了解，以便更好地开展工作。所以企业应该对办公室文秘工作人员的专业素质以及综合能力要加大重视力度。文章就如何提高企业秘书的工作进行简单的分析，为相关的工作人员提供一些参考性的意见或建议。

关键词：企业;秘书工作;策略分析

在企业的行政管理工作中，由于工作量比较多，就需要秘書对工作进行及时的汇报等工作，所以对秘书的专业水平以及综合能力有一定的要求，因此企业应该对秘书的工作加大重视力度，就目前的情况而言，如何做好秘书的工作还存在着一些不足的地方，为了确保企业的持续发展，探究秘书的工作质量以及水平的策略，对企业的发展有着重要的意义。

一、提高企业秘书的工作质量以及水平的重要性

在企业中，办公室作为整个企业办公的重要场所，所以对相关的秘书人员的工作也非常严格，不但要做好细节上的工作，还要对企业中各部门，各项工作等都要做好协调的关系。基于以上就说明秘书工作人员的工作质量，专业技能的水平等都和企业的内部管理以及企业的发展有着重要的作用，所以企业应该高度重视并提高秘书工作的质量和专业水平。

二、提高企业秘书工作质量和水平的原则

在企业中，文秘作为重要的工作，应当遵守企业规定的相关工作原则：首先对上级下达的命令要严格执行，保持并协调好与上下级之间的关系。其次，秘书应该对自身的专业技能以及综合能力进行不断地提升，根据工作中的实际情况，合理安排工作，进一步提升企业办公的工作效率。其三，严格遵守企业的相关管理规范[1]，对企业的所有工作都要保持认真的工作态度，促进企业更好地开展工作。

三、企业秘书需要具备的专业素养

（一）职业技能素养

在一个企业中，要想做一名合格的企业秘书，必需具备很高的职业素养。首先对于企业的规章制度要严格执行，严格规范自己，日常工作中不能迟到，更不能早退。对于企业中开展的各项工作要提前做好相应的规划，对工作中的各种事项严格控制和把握，避免由于没有提前规划好工作事项导致在正式工作时出现一些不必要的失误，对工作中的时间进行合理的安排，这对于提高自身的工作效率以及在企业的工作质量有很大的促进作用。其次，企业秘书应该对企业中的突发性工作要具备很强的时效性，对突发性工作项目进行及时的处理，避免在工作中出现失误或者漏下的问题。另外，企业秘书应该根据自身以往的工作经验以及企业中的实际工作情况的需要，对工作等级进行明确的划分，有助于对未来的企业工作更好的开展，从而进一步的提升自身的工作效率。

（二）道德素养

在企业秘书工作中，首先应该以企业的利益为重。凡是有关企业的利益都要站在企业的角度上进行考虑，对自身的利益与企业之间的要协调把握好，保证在企业中的工作顺利开展，为企业的发展创造应有的价值。

四、如何做好秘书工作的策略

（一）严格遵守企业的规章制度

作为企业秘书，最基本的职业道德就是遵守企业的规章制度，应当提前到办公室，做好当天的工作规划，对工作中的质量要有一定的把握，避免出现失误的情况而导致影响整个企业办公室的办公效率和质量。

（二）秘书应该时刻保持对工作的积极和热情的态度

在企业办公室中，秘书对工作应该时刻保持积极的态度，才能够有效的促进企业工作的开展，如果对工作没有用心的态度，那么也会导致文秘工作的质量降低，对办公室的工作效率也会减小。例如，企业领导让秘书写一份关于发言稿的任务[2]，首先秘书应该针对这个任务理清楚领导需要的要求以及对情况有一定的了解，才能进行下笔写作，还要注重写作的质量。如果秘书对这项工作没有相关的经验，就会出现演讲稿内容不符等情况。另外，秘书应该对自身的知识进行不断的更新，才能够应对以后工作中的问题并且更好的解决。

（三）秘书应该提高自身的办事效率

对领导下达的命令要及时落实，对相关的工作提出自身的建议，有问题要及时与上级领导进行有效的沟通，避免发生工作中的失误，对每天的工作任务进行合理的安排规划，结合实际情况，思考哪些任务应该及时完成，对工作的内容要有一定的条理和计划，进一步提升办公的效率和水平。

五、企业如何提高秘书工作的策略

（一）制定合理有效的奖惩制度

企业要想不断提高工作效率以及工作的质量，就应该结合企业自身的实际情况制定奖罚制度，通过奖罚制度，一方面能够有效提高工作中的积极性，保证企业中的各项工作的顺利完成。另一方面，提升员工的竞争意识，不断制定工作中追求的目标，从而提升自身的职业能力。另外，企业应该加强对办公室秘书工作的评价和监督工作，制定相关的管理制度，通过制度对工作人员进行有效的约束和监督，有助于提高企业秘书的工作质量。

（二）激发创新意识

在企业发展中，为了提高秘书工作的质量，应该不断激发企业秘书对工作的创新与竞争意识，有助于对未来的工作发生的问题能够及时解决，进一步提高自身的工作水平。基于以上，企业应该对实际的工作鼓励工作人员进行创新，积极与上下级之间就工作问题进行沟通交流，另外上级领导应该发挥自身带头的作用，带动工作人员一起参与到创新中，对企业秘书工作人员的综合质量水平的提高有一定的作用。

（三）提升秘书的思想政治素养

在企业中，秘书除了做好自身的工作任务之外，还应该注重自身的思想政治素养的提升，通过提升的思想政治素养，可以有效地培养自身的创新意识，在企业平时的工作中，首先秘书应该对自己业务能力有进一步的提升，在做好应该做的工作的同时，还要将生活中与工作中的关系区分开来，不能混为一谈，企业秘书通过提升思想政治素质可以提升人民对政府的信赖以及在人们心中留下一个深刻的印象。其次，企业的相关管理层应该加大对秘书人员对出现突发问题的处理能力的重视力度，进一步确保企业日常工作的顺利开展。

（四）创建秘书考核制度

在企业中，要想提高秘书在工作中的工作质量，就应该创建一些合理的考核制度。在企业的秘书工作中，如果每天都是针对不同的工作内容有着相同的工作态度对企业的发展是很不利的，所以企业应该不断地为秘书工作人员创造学习的机会，通过学习对未来的工作进行一系列的考核，通过考核对秘书工作的专业技能以及工作态度的积极性有一定的转变，有助于秘书人员提升自身的工作能力水平，增加企业秘书工作人员在工作中的自信，通过考核的方式不断提升自身的能力有助于企业未来的发展创造更多的价值。

（五）加强对秘书工作人员的培训力度

要想不断提高企业的工作质量，秘书应该不断提高自身的综合能力，企业应该对秘书的工作进行定期的培训，结合工作人员的情况，制定合理的培训计划，另外对于秘书工作的理论知识学习，应该引进先进的工作理念以及实践经验，指导秘书工作的进一步开展。

六、结语

综上所述，在实际企业管理中，为了提高秘书的工作效率和质量，秘书应该遵守企业的相关管理规章制度，遵循企业的工作原则，企业应该不断完善奖惩制度，激发企业秘书工作人员对工作的创新能力，对自身的能力以及个人的素养进一步的提高，才能够最终实现企业的管理水平的提升，促进企业的发展。

参考文献

[1] 邱春华，朱碧云，郭鑫.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].化工管理，2015（35）：1.

[2] 王敏.办公室文秘工作效率提高策略分析[J].办公室业务，2017（02）：93.

作者简介：杨中兴（1990.01- ），男，中共党员，湖南长沙人，本科，研究方向：办公室业务。