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编辑出版:《警戒线》杂志社

国内刊号:CN 22-1415/D

国际刊号:ISSN 2095-9893

出版地:吉林省长春市

发行范围:国内外公开发行

投稿邮箱 :jjxbjb@126.com

《警戒线》
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论文鉴赏

会计档案的电子化管理初探


发布时间:2020-11-19 阅读数:465

王洋

摘 要:在保障单位稳定运行的过程中,会计档案管理发挥着不可替代的作用。在市场经济快速发展趋势下,各个单位内部财务管理的工作随之增加,与此同时,对会计档案管理提出了更高的要求。基于此,会计档案的电子化管理是必然的趋势,做好会计档案电子化管理,有利于提升会计档案管理的效率与质量。本文对会计档案电子化管理的价值进行了分析,并介绍了会计档案电子化管理的经验做法。

关键词:会计档案;电子化;管理

单位在开展会计核算的过程中,接收或者形成的,记录以及反映单位经济业务事项的,有着一定价值的文字、图表等等各种形式的会计资料,被称之为会计档案。从我国会计管理发展历程来看,主要经历了传统纸质档案管理、纸质会计档案影像化管理以及会计档案电子化管理,本文将着重对会计档案电子化管理进行研究。

一、会计档案电子化管理的价值意义

(一)能够有效降低成本

与传统纸质会计档案管理相比,会计档案电子化管理能够有效降低成本,具体体现在这些方面:第一,实施电子化管理之后,则主要管理信息数据,这样就可以将传统纸质档案管理所需要的空间充分节省出来;第二,高效、便捷,会计档案电子化管理能够减少档案工作者的工作强度与实践,不需要打印、装订、装盒、上架等等程序。

(二)有利于提升安全性

在信息技术快速发展的背景下,我国会计档案电子化管理技术逐渐成熟。从电子管理的角度来讲,会计核算系统将更加完整、准确,电子会计资料更加方便接受与读取;加之,可靠的防护技术以及安全机制的建立与完善,使得会计档案电子化管理的安全性更高。

二、会计档案电子化管理具体实施策略

为了能够进一步提升会计档案电子化的管理水平,本文笔者建议从这些方面入手:

(一)做好相关保障

从当前的《会计档案管理办法》来看,要求单位必须做好会计档案管理工作,构建与会计档案管理、收集、保管、整理、鉴定以及利用等等有关的管理制度,并对应的采取保护技术以及保护对策,从而限度保障档案的安全性、真实性以及完整性。基于相关规定内容,各个单位需要按照自身的实际情况,做好会计档案电子化管理工作。具体来讲,相关人员需要对电子会计档案进行移交,且移交时需要将电子档案以及相关数据进行完整移交,并按照国家档案管理所规定的格式进行设定。而会计档案管理工作人员在接收电子会计档案的过程中,必须要对其进行检测,主要检测的内容是完整性、真实性、安全性等等,只有检测合格的才能被正式接收。对于单位之间的交接,从档案接收单位的角度来讲,需要对保存电子会计档案的环境、载体等等方面进行检验,主要需要做的检测具体如下:

(1)移交检测

所有涉及到的电子会计档案需要在系统之内对其可用性、真实性、完整性、安全性等等方面进行检测,上述指标通过之后,才能继续下一步工作。其中,从真实性检测的角度来讲,主要是将归档之前所获取的文件MD5码与归档之后重新获取的MD5进行比对,看其是否被篡改过;从完整性的角度来讲,主要是对文件大小、电子文件数量与移交登记表进行比对,判断其是否保持一致,同时还要检测元数据填写的完整性;在对可用性进行检测是,主要是针对附件原文是否可以正常打开并浏览实施检测;对于安全性检测来讲,通常是检测是否存在病毒,通常结合杀毒软件共同进行。

(2)日常检测

电子会计档案的形式主要有电子凭证、电子报告、电子账簿等等,并以结构化数据的形式存储在业务系统之中,但是从实际情况来看,业务系统并不能有效保障数据可以实现长期使用。基于此,本文建议在收集、整理以及利用等等环节设置技术监控手段,从而能够最大限度保障电子会计档案的完整性并可以长期进行使用。

首先,对于收集要求会计档案工作人员能够做到实时跟踪以及监控,将关键操作的时间节点准确记录下来,并及时发现收集过程中存在的问题,从而及时解决;其次,善用双向数据加密比对技术、数字签名技术等等,这样能够更好地防止伪造与篡改;最后,会计档案管理工作者要检测收集结果的完整性,主要是做好数额、数量对比,从而最大限度保障数据传输的一致性。从档案整理与利用的环节来看,会计档案管理工作者不仅要对权限细化,对操作人员访问数据的权限进行严格规范,并严格审批流程与审批制度对关键业务进行审核;另外一个方面,必须全程记录数据操作的整个过程,从而保障档案的全生命周期能够准确追溯,做到操作可以审计以及可以监控。此外,所有会计档案归档之后需要将其转化成为PDF格式进行保存。

(二)简化整理

相关工作人员应该按照报销的具体单号、支付单号与会计凭证之间的对应关系,然后采用条码技术对会计档案的交接、组装、装盒、上架等等环节进行操作。以往是按月集中组卷,而现在需要在原来基础上按天组卷,进而保障会计档案归档的及时性。

(三)鉴定优化

《会计档案管理办法》明确指出:单位应当定期对移到保管期限的会计档案信息进行鉴定,并形成对应的会计档案鉴定意见书。直观来讲,就是通过鉴定的手段对会计档案的保管期限进行重新划定,从而进行继续保存,在鉴定过程中,如果发现没有保存价值的档案,可进行销毁。可见,做好定期鉴定工作,能够对会计档案资源进行更好的优化。

(四)深化利用

从会计档案利用者角度来看,必须保障其利用便捷与高效,因此,为其提供了多种检索方式,例如,跨库检索、高级检索、模糊检索等等,可以在线审批以及查看一些电子账簿、电子凭证、电子报告,从而达到深化利用的目标。

(五)加强保管

《会计档案管理办法》明确指出:所应用的电子档案管理系统能够对电子会计档案进行有效的接收、管理以及利用,并符合电子档案长期保管的基本要求。从当前会计档案的电子化管理的方式来看,在其储存保管功能上提出对应的要求:第一,储备方式必须要做好规范设计;第二,建立“系统+储存介质”双储备份以及异地灾备保管机制,从而最大限度的保障会计档案数据信息的安全。加强保管,具体从以下开展:

(1)在线存储保管

各类在线电子会计档案可以在系统之中在线存储三年。与此同时,需要构建电子会计档案法归档备份制度(年度),也就是在每一年的年底,由相关技术部门进行负责,对电子会计档案进行备份,即一式三份,第一份交由部门进行保存,第二份主要用于日常查阅,第三份则是与读取设备进行配套,实现异地封存保管。

倘若异地灾备中心完成建立之后,还需要在该中心备份一套。

(2)离线保管存储

如果电子会计档案超过了在线存储的期限,则需要迁移到电子档案管理系统进行固定期限保管或者是永久保管。

三、结语

综上所述,会计档案的电子化管理有着非常明显的优势,一方面顺应了信息技术不断发展的需求;另外一方面,则是能够全面提升会计档案管理的效率与质量。同时,身为会计档案管理人员应该充分意识到,在信息技术的背景下,会计档案管理既面对机遇,也面对调整。因此,倡导各位会计档案管理人员进一步挖掘会计档案电子化管理的优势,其自身不断加强学习,从而提升自己的综合素养,不仅要熟悉档案管理技能,還要掌握最为先进的信息化处理技术,从而推动会计档案管理事业稳步发展。

参考文献

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[4] 龙春娥.浅析信息化条件下会计档案的电子化管理——以A公司为例[J].山西农经,2018(19):96+98.


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