职业院校档案管理服务职能及有效发挥策略

摘 要：职业院校档案管理服务有助于掌握档案资源中包含的内容和知识，从而对职业院校管理服务职能更好的实施职业院校的制度、档案的管理及科学研究各个方面的工作给予帮助和参考。文章对职业院校档案管理服务职能延伸方面的问题进行研究，并对有效发挥策略进行改进，对职业院校档案管理服务职能及策略提供有效的帮助，以供参考。

关键词：职業院校；档案管理职能；发挥策略

档案管理工作对一个职业院校来说有着很大的作用，是对学生学籍管理，资料查询的主要依据，在教学管理上应用方面也很多，在教学方面的服务理念，制度的建设、科学研究等多方面的应用。文章从职业院校档案管理服务职务入手才能进一步的发挥和改善制度，提高档案管理服务的效率，从而更有效地发展职业院校管理服务职能。

一、职业院校在管理档案中所存在的问题

职业院校的管理一直在应用在各大高职院校当中，历史悠久，之前也提到在教学管理上档案运用的也很多，可是其工作效率，未能实现很高的水平，如何才能把档案管理水平提高是十分重要的。

（一）对于档案管理了解的不透彻问题

很多高职院校对学校的档案管理不重视，经常被忽视。大多数高职院校只能简单的提供查询档案的服务，保管档案的人员也只认为这只是一份保管学校档案的工作，不会过多的询问档案的利用价值，形式非常的单一，不能最大限度的运用上，跟不上教学管理需求的查询，导致档案管理制度的发展缓慢。

（二）档案在收集和应用方面的问题

一些职业院校花大量的时间和精力运用在档案的管理和采集整理中，利用率和采集管理的时间不能成正比，没有很好的划分出常用档案与不常用档案的重要性，采集的信息过于单一化，不能很好的提供查询服务，对于档案的录入存在着很多问题，手工抄录肯定会有遗漏，缺少等方面的现象出现，而且在纸质抄录的途中通过传递的途中，也会出现放错位置，档案遗失等问题，这些问题都影响到了档案的服务，如何才能解决这一问题成了职业院校档案管理服务的重点。

（三）缺乏与需求者的实际沟通

现如今，职业院校中档案管理工作中，存在比较明显的档案管理的工作人员未能和应用这些资料的人员之间进行有效沟通的问题，导致采集的项目并不是需求者想要的。如果采集的信息无用的话，需求者并不能运用到教学管理、科学研究上面，管理人员应当从如何提高工作效率，根据需求者的需求而管理，从提高档案管理的质量入手。

（四）档案工作管理服务使用方法过于落后

现在属于科技时代，档案作为一种原始的信息管理，如果不做到信息科技化，我想很难适应现在科技化时代，就不能充分的运用档案资源服务的职能。现在很多高职院校对于科技化建设信息运用度还很低，大多数还是采用传统的档案管理工作模式，档案信息检索主要以手工为主，档案查找工作过于复杂化，需求者想要的数据必须亲自到档案部门进行查找，翻阅厚重的资料书籍，很难发挥档案的价值作用，导致档案工作管理不能正常进行。在现在这个科技时代发展迅速的时代，高职院校跟不上现在时代的发展，不能及时的接受到有利的信息和电子邮件，影响了教育者们的工作效率，对教育者产生极大的阻碍，导致档案信息化流失。

二、针对档案管理服务的有效发挥策略

根据职业院校档案管理工作中存在的问题给出相应的对策，面对问题要直面迎接应对，解决问题，积极的想出应对措施。解决档案管理服务中的问题，让档案工作发挥一定要的作用。

（一）完善科技网络的服务平台

对档案信息管理进行网络平台的建设和完善，开设多种应用平台，如微信公众号软件开发资源库，为教育教学提供优质的档案服务。各大职业院校可以以自身学校的文化答案而改变独特的教学理念。成为校园必不可少的一部分，变成校园的传统习俗，使高职院校历史和应成为教学研究的壮举，让档案与高职院校紧密结合运用合理，为教职员工、学生提供可靠的信息化档案服务。

（二）对服务的方式及手段进行调整及创新

现在的网络信息技术发达，各个行业都可以通过网络进行提高工作效率职业。学院也同样可以对网络技术加以运用，通过各种现代化的方式处理问题，对服务的手段进行处理并以邮件，微信，QQ，短发是传入需求者手中，从而使双方工作更加快速的完成，更加方便快捷，还可以针对档案展示、专题陈列等方式提供了解，借助网络查询流程等等来让需求者了解流程，来获得服务。

（三）提高档案管理服务职能使用率

针对职业学院档案管理服务职能提高使用率，发挥最大程度的答案信息化价值，使其答案更加丰富，种类齐全，样式众多，保证数量的充足使用。明确资源收集的工作重点，管理人员应加强管理制度，提高收集归档及管理。对于经常用到和不经常用到的档案做一个归纳，例如职业学院对学生管理，教学研究方面运用的过多，可进行这些档案的归档存储，网络的工作管理，提高工作水平的效率提升时需求者满足高职院校还需注意档案的真实性完整性。不可提供不真实、不完整的提供给需求者，这样做是坚决杜绝的。另外，档案不可复制或者传播他人，要做到保密。加强对管理者的培训，树立答案意识与服务意识，把工作服务职能做到最好，为高职院校提供有力的档案服务，构建一个完整的档案体系。

（四）引进资金实现信息化服务

就职业学院的档案管理而言，可以找需要人招聘的企业招商引资，实现共同推荐信息化服务。信息化的服务简单来说，就是通过网站建设，把学生的档案都上传到学院网站的储存空间中，通过互联网来传输入学生档案，全校全国范围内应用，每一个学校都有自己独立的账户、密码。在此期间可以请专业人员针对档案调整管理人员进行培训，使档案管理人员可以掌握新的工作模式。但是一定要做到公正、公平、保护隐私，从而实现档案的信息化。

（五）积极与档案需求者进行交流

档案人员因要积极主动地与需求者沟通，了解和知道需求者所想要知道的讯息，提供相应的服务，对自身的问题，反复调整改变，充分做好管理档案应发挥的职务作用，对档案最大限度的开发和运用。并能通过改进提升需求者的需要来提高工作效率，不能欠缺工作人员数量而影响档案功能的使用，注重培养人才，组建强大的团队工作人员积极配合工作。可以实现档案搜索结束后反馈评价。根据需求者的反馈答案，团队可以根据做出相应的改正和改变。最大化满足需求者的需要，这样越来越多的人进行宣传，起到了隐形传播手段，为更多需求者提供帮助。

（六）努力提高档案人员的素质水平

多多的开展档案人员的学习活动，探讨学习经验，在档案服务的时候，不但要建立档案学习，还要管理好档案服务。对每一个需求者虚心指导，教学，各个职业院校可以根据自身的问题，请专业的专家进行指导教学，做到每一位需求这都能会使用，运用熟练，学会的需求者可指导不会的需求者，做到档案管理共同参与，也可以和其他外校共同交流学习，开展知识竞猜，研究小组，提高档案管理者的素养，提高需求者的正确使用的意识，位档案的使用做到最大化的学习，也要对管理档案的工作人员使用互联网的能力进行培训，加大工作需求量，提高需求者的应求。同时要加强档案管理服务人员的管理监督意识，因针，对性的招聘，进行招聘前的考核，努力积极向上的可以聘请，应该聘用专业的人员进行管理，对于用咨询的问题也应该有专业的人员进行解答。在聘请档案管理人员因仔细考究，加深了解，在进行培训管理。管理人员要对网络平台使用过程中出现的问题进行收集管理，对于问题进行分析，通过观察各个职业学校的档案服务，努力修改不足之处，让档案的使用率大大提升，提供更加便捷的档案服务，达到需求者最好的需求。

总之，职业学院档案管理服务职能的策略，可以很好地改善现状，给档案管理的工作人员带来了动力、生机。面对各种问题，要充分发挥职务的作用，提高工作效率，积极的创新档案方针。给需求者更高的服务基准，多方面提升档案技能。位档案管理制度的发展，要充实的料极为需求者之所想，多与需求者沟通交流，才能更好地提高管理员的素质和服务意识，使其发展得更迅速，让更多人信赖和支持，得以开展职业院校档案的管理工作。

参考文献

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[2] 景通.论怎样发挥职业院校档案管理服务职能[J].科学中国人，2016（18）97.

[3] 章桂旻.浅谈如何发挥职业院校档案管理工作的服务职能[J].科技展望，2015（34）214.

作者简介：张永花（1973.09- ），女，山东济南人，助理会计师，大专。

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