继续教育档案管理信息化建设的路径

发布时间:2021-01-19 阅读数:514

李涛

摘要：在新时期，高校档案馆开始朝着信息化发展，数字档案馆现已成为高校发展必然趋势，其中继续教育作为我国教育事业不可或缺的部分，其对于人才发展以及社会稳定有着积极意义，在此过程中，在对档案进行管理时，应该重视信息化建设，引入新技术，对档案人员系统培训，使其在具备良好素质的基础上，能够熟练操作现代技术，确保档案信息准确性，推动继续教育可以稳定发展。

关键词：继续教育；档案管理；信息化建设

继续教育档案会包含众多有价值的信息，对于高校发展有着重要影响，在信息时代，档案人员也应该跟随时代步伐，运用信息技术相关手段来工作，科学的管理档案资料，因此，高校要给予支持，对现有档案情况进行信息化建设，提高管理水平。

一、档案管理信息化建设的重要性

无论是对高校还是现代企业来说，档案库都保存着很多有用资料，其不仅可以为其他人员提供参考依据，让其有据可查，还能增强对重要资料以及数据的保存，但在传统档案管理期间，档案人员通过人工方式来开展管理工作，有的档案年限较为久远，使得档案内容出现失真，影响了档案价值的发挥。但在新形势下，通过对档案工作进行信息化方面的建设，一方面可以提高对档案内容保护力度，另一方面能够使档案人员工作量得到减轻，提高工作效率。具体来说：其一，便于保存信息资源。采取信息化手段来建设档案，可以使档案载体形式发生很大转变，达到数字化效果，例如，传统档案大多都是纸质，在保存方面较为困难，需要档案人员按照一定类别进行归纳、整理[1]，但信息化建设有所不同，工作人员能够把海量的档案信息存储在计算机或者硬盘中，工作人员通过硬盘就能查找所需的资料，这样既可以提高对原始材料的破坏，防止由于多次翻阅或者查找，导致材料出现损坏，还能对档案进行备份，避免材料出现丢失。其二，便于共享信息资源。各大高校都有自己的校园网以及信息管理系统，在信息化建设期间，档案人员可以有机整合信息资源，不仅便于对资源的共享，让校内师生都能了解信息资源，还能提高对档案资源的利用率，以此提升应用价值。高校可以先在本校实行资源共享，当技术日益成熟后，可以加强与其他高校的合作，拓展本校信息资源，从而丰富档案信息。

二、目前继续教育档案管理现状分析

（一）信息化建设投入不足

从目前继续教育情况分析，其开始进入普遍化阶段，在各地区得到普及，使得教育规模也日益扩大，学生人数逐渐增多。有的学校把关注点放在校园建设方面，缺乏对档案管理重视程度，所投入的资金相对较少，导致信息化水平不高，使得档案管理在发展时受到很大程度限制[2]。如果继续教育学校不能在信息化建设上拨款，也就使档案部门无法更换硬件设备，造成软件技术更为缺乏，与现代化档案有着很大差距。信息化建设最为重要的前提条件就是要有硬件以及软件支持，但缺乏资金投入，使得信息化建设流于表面，不能在继续教育档案中得到很好的体现。

（二）档案管理人员水平不高

从目前档案人员素质情况来看，综合素质整体偏下，有的档案人员由于年龄较大，不能在其他部门工作，所以调到档案部门，管理水平不高。而这些年龄偏大的档案人员在思想观念方面较为保守，对新知识接受以及理解具有一定困难，在信息化建设阶段，对于档案人员素质有着比较高的要求，无论是从知识结构还是实践能力方面，都需要其各项技能相对突出，这样才能确保信息化建设得以稳步进行。但在此期间，如果档案人员不能起到帮扶作用，很可能会影响信息化建设不能正常开展，不利于档案工作的执行。

（三）信息化管理安全性问题突出

尽管信息化建设有一定优势，但与此同时也会使继续教育档案面临安全问题，导致档案资料出现泄露[3]。继续教育档案往往涉及一些重要信息，这就需要高校加强对档案信息系统的保护，设置防火墙，避免档案信息处于安全隐患下。但在实际档案管理时，领导层经常忽视安全问题，使得档案人员安全意识不高，不能全面的保护档案信息，频繁出现信息泄露，导致高校损失严重。安全管理可谓是档案管理中重要内容，只有重视档案安全管理，才能提高对系统保护程度，防止非档案人员进入系统。

三、加强继续教育档案管理信息化建設的有效路径

（一）加强对信息化建设的投入

继续教育院校应该对信息化建设给予一定关注，对其进行资金方面的投入，把信息化建设作为学校规划中的一部分，这样才能保证信息化建设能够顺利进行。首先，从政策方面来看，学校要推行档案信息化政策，让档案人员观念以及意识得到转变，了解信息化建设对于学校档案工作的重要性，这样既可以创建出良好的信息化氛围，让档案人员受到感染，还能促使档案人员主动获取信息知识[4]，提高综合素养。其次，从资金投入层面分析，学校要根据档案室情况拨发资金，更新硬件设备，并引入新的软件技术，与此同时，要成立专门机构，由机构人员来管理档案建设资金，一方面可以对专项资金实时管理，避免资金浪费，确保资金用于信息化建设，另一方面能够使档案管理各项工作稳步开展，让档案管理可以真正服务于学校。

（二）加强对工作人员的培训

高校应该基于现有状况对档案人员进行培训，组织学习，使档案人员个人知识结构不断完善，增强其认知水平，能够正确看待档案管理这一份工作，这样才能在工作中投入较多精力，全身心为继续教育档案服务[5]，进一步提升继续教育社会地位。首先，高校要先制定较为科学的档案人员培养计划，对培训课程进行全面设置，确保课程与档案人员自身情况相匹配，提高培训课程内在价值，让档案人员能够从培训课程中有所收获，这样才不辜负档案管理培训工作的开展。其次，制定考核机制。根据档案人员工作情况进行科学考核，并把其与福利待遇紧密联系，一方面能够增强档案人员危机感，使其产生一定竞争力，另一方面可以促使档案人员认真工作，不断获取新知识，提高个人能动性。最后，重视继续教育。高校也应该对档案人员进行继续教育，一般情况下，继续教育的手段包括：其一，半脱产培训。档案部门负责人要积极鼓励档案人员继续深造，到专业学府接受高等教育，获取硕士学位，在继续教育过程中，档案人员一方面会接受系统的知识，提高信息技术能力，另一方面可以让其思想意识发生很大转变，提高职业素养。其二，学术交流会。各高校经常会聘请一些专家及学者进行演讲或交流，部门负责人应该号召档案人员积极参加，听取专家前沿的思想，并与其他档案人员进行交流，谈论工作经验，促使档案管理水平得到提升。

（三）加强对电子文件的管理

继续教育档案要想实现信息化建设，离不开电子文件，这就需要档案人员严格把控电子文件，对其进行全面监管，避免由于人为因素造成档案信息失真。首先，档案人员在平时管理时，要密切排查档案内容，尤其是重要的档案资料，要给予特别关注，确保档案信息完整性。其次，档案人员要具有创新意识，通过信息手段管理档案，在实现档案信息共享的同时，确保其安全性。但在此期间，需要档案人员保证电子文件安全，防止人为对其进行修改，导致档案出现误差，使得重要数据发生丢失。最后，高校要健全制度，全面规定档案管理工作，这样既可以让档案人员了解那些事情不能做，避免做出损害学校利益的相关事件[6]，而且能够使档案人员根据岗位职责进行工作，例如，可以对归档时间进行明确规定，让档案人员自觉遵守，为信息化建设打下良好基础。

四、结语

在现代社会中，信息化建设现已成为继续教育档案主要内容之一，支持信息化建设不仅可以提高档案管理效率，让档案人员高效完成档案工作，还有利于继续教院校发展，使其与现代教育相接轨，确保继续教育事业得到良性发展。

参考文献

[1] 姬鹏华.论继续教育档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2016，03：51.

[2] 谢书鹏.对继续教育档案管理信息化建设的相关探究[J].企业导报，2016，20：43.

[3] 王晓蕾.关于继续教育档案管理信息化建设的相关研究[J].办公室业务，2017，08：90.

[4] 梁小兰.信息时代优化高校继续教育档案管理研究[J].机电兵船档案，2018，03：26-28.

[5] 李松.试论高校档案管理信息化的现状及对策[J].科技信息，2010，20：387-388.

[6] 蒙海理.高校成人教育档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2013，02：17.