谈人事档案管理工作的创新

摘 要：档案是事业单位最重要的信息来源，其完整的记录着人们的资料，包括学历、经验、奖惩情况等等，与职务获取、晋升、评级等息息相关，也是人员分配最主要的参考依据。近年来，各大单位对档案管理的重视度不断提高，人们也意识到了保证档案信息全面性和真实性的重要意义。但是由于固有理念的制约以及管理方式的滞后，导致当前人事档案管理还存在诸多不足，工作机制不够完善，工作内容不够全面，工作方法过于单一。针对这样的现象，人事档案管理工作必须全面创新，遵循档案管理的一般原则，通过科学的方法强化管理，以便进一步凸显档案信息的优势和作用。

关键词：人事档案；管理工作；创新

进入21世纪以来，社会经济迅猛发展，各单位之间的竞争也异常激烈。从根本上而言，其比拼的核心就是人力资源。合理的安排职工，做到人尽其才，不仅可以缩短工作时间，提高工作效率，还有助于推动事业单位的可持续发展。人事档案就是做好上述内容，创新管理的基础。那么何为人事档案呢？简单而言，就是以档案的形式记录下来的有关职工个人信息、学习经验、考核状况等的内容。它是考核评比的主要信息，有助于事业人单位加深对职工的了解，并根据实际情况做出工作安排。近年来，人事档案的重要作用愈加凸显，唯有对档案管理情况进行深入剖析，并提出创新管理的方法，才能凸显档案的优势，为事业单位合理的安排职工奠定基础。

一、人事档案管理工作存在的问题

首先，档案管理人员缺乏责任感。档案管理人员的工作质量直接决定档案管理的效力，但是当前的一些档案管理者缺乏责任意识，对档案管理的重要性认识不到位，工作态度不认真，存在信息漏写、档案损坏等的问题。还有一部分人不关心单位的发展，认为并非是自己的档案，即便出现错误也和自己关系不大。长此以往，档案管理就会出现严重问题，管理存在漏洞。

其次，档案材料信息不真实，内容不全面。人事档案是人事安排最重要的参考信息，是事业单位用人的依据，只有保证档案内容的完整性和真实性，才能利用好各项资源，强化服务工作。然而经过调查显示，某些单位的人事档案内容不够全面，缺少必备的材料，如学历证明、技能证书、获奖证书等等。同时，在管理过程中也没有做到及时归档，人事档案存在随意摆放、随意转入的情况。

再次，管理方式滞后。随着信息技术的推广和普及，在人事档案管理过程中凸显技术优势，是强化管理的必然之举。然而当前的档案管理办法却相对单一，人事档案管理还是以人工操作为主，分类划分、归档不及时，办事效率低，无法在需要查询时快速的查找资料。另外，缺乏健全的档案管理制度，相关管理工作没有细化也是造成管理滞后的原因。

最后，人事档案管理人员的综合素养有待提高。从某种意义上而言，人事档案管理工作的水平与相关人员的综合素质息息相关，他们对档案工作有深刻的理解，能够熟练掌握计算机设备是有效管理的重要保障。可是目前一些人事档案管理者素质不高，对档案管理缺乏理解，工作能力也不强。一些单位聘请的档案管理者甚至是非专业人员，业务不够熟练，无法满足档案管理的需要。

二、人事档案管理工作的创新

（一）提高档案管理人员的责任意识

责任意识是做好档案管理工作的前提，如果档案管理人员没有责任意识，则档案管理工作就会变得杂乱无序。首先，提高档案管理人员的责任意识，明确档案管理工作的重要性。尤其要重视培养档案管理人员对于档案管理工作的兴趣，只有这样才能提高档案管理人员的主观能动性，发挥其最大潜能，将档案管理工作做好。此外，加强单位领导对档案管理工作的重视程度，将档案管理工作列为绩效考核的目标之一。最后，开展常规检查与监督，建立完善的考核与奖惩制度，以此来激发档案管理人员的積极性与主观能动性，让档案管理工作能够更好地开展。

（二）完善档案管理现代化水平，健全善档案管理制度

现代化的管理方式以及完善的管理体系是人事档案科学管理的前提。对此，事业单位要进一步加大资金投入数量，完善硬软件设备，结合自身情况建立信息化管理系统。如建立完善的电子信息化数据库系统，推行全动态管理，对信息进行深入挖掘等等。同时，要做到人事档案的同步共享，对人事档案进行及时跟踪，健全档案函阅读规范，保证借出档案后能够按时归还。另外，在为了保证档案信息不遭到损坏，还应该在做好基础管理工作，事业单位档案存放区要安装防护设备，加大相关投资。

（三）加强档案管理人员的专业素质训练

人事档案管理工作需要具备一定的专业素质，只有具有专业素质的档案管理人员才能高效高质量地完成档案管理工作。可通过以下几点措施来提高档案管理人员的专业技能水平：

1.尽量选用专业人员从事档案管理工作，并定期开展技能培训。

2.通过进修、访问、参观与考察等多种形式来强化档案管理人员的专业理论知识，增强档案管理人员的实践操作能力。

3.不断学习先进的管理技术与理念，改变落后的观念与思路。

4.吸纳优秀的专业人才，逐步提高档案管理人员的业务水平与工作能力，从而提高档案管理的整体水平。

三、结语

综上，针对当前人事档案管理工作的现状，为了切实彰显档案信息在推动企业发展中的重要作用，必须建立完善的人事档案管理制度，提高人们的责任意识，实施现代化档案管理方式，并做好相关人员的培训，以创新的方式实施档案管理。

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作者简介：李雪波，昆明经济技术开发区人才服务中心，汉语言文学专业，研究方向：人事档案及文书档案的管理。

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