工会档案的信息化管理策略探讨

发布时间:2019-10-30 阅读数:496

陈梦霞

摘要：在信息技术日益发达的今天，信息化建设已成为医院提高竞争优势的关键手段之一，医院工会档案管理工作应顺应时代潮流，快速建立高效的信息化管理机制。有鉴于此，本文从管理理念、技术水平、信息安全及规章制度等方面对医院工会档案的信息化管理策略进行了探讨。

关键词：工会档案;信息化管理;基本素养;软硬件;管理制度

在高度信息化的市场环境下，以信息化促进医院工会档案制度改革势在必行。新市场环境必然带来新机遇和新挑战，医院不能与市场背道而驰，而要相向而行，最重要的便是抓住前所未有的机遇，迎接种种未知的困难与挑战，而这些离不开强大的信息化技术支撑[1]。通过信息化建设，医院目前已经实现了上到院长室，下至临床科室，均可利用电脑进行无纸化办公，大大节约了办公时间，提高了办公效率。同时，医院还开办了自己的网站，随时更新各种信息，员工可以在留言板上留言，为员工交流与医患互动提供了便利。医院的信息化建设还在逐步完善之中，随着我们的不断钻研和创新，它的优势将会越来越显著。

一、医院工会档案信息化管理的重要性

做好医院工会档案信息化管理是一件非常有意义的事，绝不是追时髦、赶潮流，它可有效地优化医院内部档案管理，实现纸质信息的电子化管理，带来更加高效的工作[2]。一般来讲，医院工会主要受上级工会及医院党组织的共同领导。当前很多属于工会部门归档责任范围内的档案都是纸质形式的，这些纸质文件包含着上级部门下发或者转发的文件、卫生系统中关于本单位的一些文件等。此外，医院还规定了每个月和每个季度任何一位员工应提交工作总结和工作计划，还有职工大会的相关资料、日常性会议记录、员工个人档案等内容，这些在以往均以纸质资料存在，归档十分麻烦，并且查询起来非常耗时耗力，往往需要多名人员配合完成。在实现档案无纸化管理之后，所有内容需要进行信息化处理，然后纳入到相应的管理体系之中。所以说，工会档案管理不仅仅是纸质化管理，这仅仅是一个方面，更重要的是要实现档案信息化管理，使原始文件以电子化形式呈现，从而可更加高效地为医院提供服务。

二、医院工会档案信息化管理的现状

（一）信息化管理意识不足

管理意识是在长期的管理中形成的，是一种特殊的智慧，高于实践，对实践起指导作用。在医院工会档案信息化管理过程中意识非常重要，有了坚韧的、勇于创新的意识，才能将这项工作做好。实际上大多医院缺乏这种意识，大多档案管理者满足于收集、保管档案资料的现状，很少主动参与到信息化管理中来，创新意识不强。同时，由于其本身年龄偏大，学习动力不足，无法胜任信息化管理工作，所以一直以来医院在推进工会档案信息化管理工作时会面临诸多问题。

（二）信息化力量薄弱

近年来，许多医院规模不断扩大，职工数量日益增多，但进来的多是技术类人才，管理人才较少，尤其从事工会档案管理的人才更是凤毛麟角。工会档案管理岗位长期无法注入新鲜血液，导致员工老龄化现象特别严重，虽然档案管理工作经验比较丰富，但对代表着先进生产力的信息化技术手段了解较少，缺乏相应的工作经验。员工在工会档案管理过程中常常出现整理不当、资料丢失或录入不完整的问题。有的医院信息化设备较为落后，这些年医院只重视经济效益，更加注重对医疗器材设备投入大量资金，没有过多资金购置先进的信息化设备，导致信息化管理工作严重受阻。

（三）信息化安全环境受限

医院工会档案信息化管理工作需要安全的运行环境，这恰恰是医院的薄弱环节。医院充分利用互联网的同时，也受到了来自互联网开放性的威胁，不可避免地遇到网络安全问题，极有可能使自身暴露在网络攻击之中，工会档案信息泄漏的风险大大增加[3]。目前，医院在信息化安全方面能力较弱，对信息化攻击抵御能力比较低，甚至一些医院根本没有网络信息化的安全意识，这导致工会档案管理工作时刻处于危险之中，一旦被不法分子所利用，后果将是十分严重的。

三、医院工会档案的信息化管理策略

（一）在思想上充分重视工会档案信息化管理工作

工会档案信息化管理是一个长期的系统化工程，首先要在意识层面上引起高度重视。医院领导及分管档案工作的领导必须提高信息化管理意识，将这一部分支出划入年度预算计划之内，加大人、财、物的投入，使工会档案信息化管理工作得到有力支持，为进一步提升管理水平提供保障条件。加强信息化管理，首要任务是引入专业人才，配备真正懂信息化技术的档案管理人员。广大工会档案管理工作者要有超强的信息化意识，将信息化管理工作作为未来努力的方向，要有较强的信息化服务意识，逐渐由传统的手工作業条件向现代信息化方向转变。要把工会档案信息化管理工作落到实处，积极进行相关资料的收集、整理和转化，应能够利用信息化技术装备，迅速将档案资料信息化，然后充实到信息化管理系统之内[4]。

（二）大力提高档案管理者的基本素养

要改革现有一成不变的工作模式，给予档案管理者再学习的机会。一成不变的工作没有任何创新，即便工作几十年，一样会碌碌无为，只有不断学习新知识、新理念、新技术，甚至到更先进的企业或教育机构再学习，才能适应先进的档案信息化管理工作，提高信息化处理技能。人才的选择可以是多方面的，比如吸引年轻有活力的高学历专业人才，或对现有管理人员进行知识体系更新，派遣专家来院授课或主动走出去到先进医院考察，进而全面提高档案管理人员的专业素养[5]。要不断提高档案管理人员的安全意识，尤其是向信息化管理过渡的阶段，信息化管理工作漏洞非常多，极易成为黑客的攻击对象。所以档案管理人员要有高度的安全意识，尽可能避免使用非授权的传输介质，各项工作应严格按照保密规范执行，与有关安全部门合作，最大限度提高软硬件安全等级，从而为医院工会档案信息化管理工作顺利推进打下基础。

（三）加强工会档案信息化软硬件建设

工会档案信息化系统须有强有力的软、硬件系统支撑，其全面升级也是基于这两个方面。从硬件上讲，应主要淘汰所有落后的硬件设备，主要解决设备老化、安全的问题，能够支持最新的软件系统，为工会档案信息化管理提供先进的硬件支持。要为档案信息化管理提供专门的场所，应有必要的计算机、扫描仪、照相机等设备，有完善的局域网系统，能够方便与医院公共网络进行对接[6]。进一步完善医院工会档案信息化管理技术标准和规范，明确工会档案信息化管理的范围、内容和要求，为工会档案信息化管理提供可操作性强的操作规范。

（四）不断完善信息化管理制度

医院工会档案信息化管理工作才刚刚起步，各项工作都处于待完善状态。无规矩不成方圆，工会档案信息化管理制度建设应持续完善。要高度重视档案信息化管理制度建设，具体来讲，应初步建立健全《工会电子文件归档与管理办法》、《工会电子文件保密规定》和《工会档案数据管理维护规定》，在此基础上再进行相关制度的修订和完善，争取从归档、移交、利用的范围、时间、标准和要求，建立严密的规章制度，从而提高工会档案信息化管理制度与水平。

四、结语

总之，档案信息化管理是发展的趋势，医院相关人员应重视起来，迅速更新观念，积极推进信息化建设，使医院工会档案信息化管理工作迈上一个新台阶。

参考文献

[1] 王彦霞.医院档案信息化建设的现状与对策研究[J].中国管理信息化，2018（6）：176-177.

[2] 张伟娟.三甲医院档案信息化管理存在的问题与对策[J].档案与建设，2019（4）：54-55.

[3] 葛成霞.大数据时代医院档案信息化建设探析[J].科技传播，2018（24）：124-125.

[4] 焦佳.“互联网+”时代医院档案管理信息化建设策略[J].陕西档案，2018（3）：29-30.

[5] 杨莉.医院工会档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019（9）：56-57.

[6] 马睿.公立医院档案管理信息化建设探究[J].中国卫生产业，2018（24）：31-32.