如何有效的进行文书档案归档

摘 要：文书档案归档工作主要是通过书面形式记录事情，同时记录时间和订单的内容标准。在国家历史记录方面，文档归档的工作具有重要的意义。但传统的文书档案归档管理工作存在许多问题，尽管我国政府的相关部门加强了文档收集和归档工作的重视程度，但也有很多方面的因素限制了其开发工作。文章主要分析了目前我国文书档案收集归档工作中存在的问题，并提出了相应的整改对策。

关键词：档案归档;文书档案;改进措施

文书档案归档工作是档案事业发展的重要组成部分，在各级单位档案工作中具有重要的现实意义。当前，我国发展进入了一个新的阶段，文书档案工作也应与时俱进，适应当前社会环境，进行有效创新，从而提高工作质量。文书档案的整理和归档对各单位文件的管理有着重要的影响。然而，在诸多因素的影响下，文书档案的整理和归档也会出现许多问题。有关单位和工作人员要分析工作中存在的问题，从不同角度选择科学的策略，不断提高工作质量。目前，文件和档案的收集和归档工作属于文件和档案管理的重要核心。随着文件资源的不断增加，文书档案管理的收集和归档工作在一定程度上出现了困难，严重制约了文件工作的顺利开展。因此，应采取切实有效的措施来解决这一问题，全面提高文书档案管理人员的综合素质，从而提高文书档案收集归档的水平和质量。

一、文件收集归档的重要性

（一）能够有效地夯实单位档案形成的基础

在教学和科研活动的过程中会有原始文书档案，原始数据通常是由部门档案员保管，文书档案的收集和归档工作属于档案单位的核心和基础工作，应该加大管理的力度，充分的更好的管理文书档案的归档工作，充分利用这些主要的资源。

（二）文书档案的收集和归档是文件管理的重要手段

按照文书档案管理工作的规定，单位文书档案的管理必须实行综合管理模式，这样才能够有效的保证文书档案工作的完整性以及安全性。此外，在进行文书档案管理的实践工作中，将会有很多有重要价值的档案数据形成，从而将文书档案进一步的收集和归档，以确保数据的完整性，以便未来能够更好地利用和发展，在恢复历史的外表下，进一步的反映了历史的真相。

二、当前文书档案收集归档工作中存在的问题

（一）文档管理意识淡薄

在传统的文书管理工作中，没有给予足够的重视，导致文书的收集和归档工作管理相对薄弱。同时，管理人员的意识差，对于一般的文件没有完善管理，使文书档案管理工作质量和效率非常低。这其中主要体现为文档文件变形严重，以及文件破损等问题。文书管理人员在实际工作中缺乏责任感，导致文书的失真和损坏，这样不仅使文书不能有效的使用，而且给文书的存取带来很大的困难。

（二）文书档案的收集和归档比较薄弱

许多文件档案管理单位的收集归档工作存在以下问题：一是文件档案的收集相对传统、单一。大部分的员工只会根据前面的方法收集和整理，但文档单位和业务的不断发展扩大，文档信息变得越来越多，越来越复杂，收集和归档将逐渐变得困难，如果仍使用传统的单一模式，那么将很难科学的归档。其次，在收集过程中，文件和档案没有被完全收集。在收集文件和档案的过程中，许多印章破损、缺页，收集和归档不完整的文件和档案原始材料对工作都具有严重的影响。此外，文书的真实性和可靠性得不到保证。因为大多数的文书都有一定的价值，同时涉及更广泛的内容，那些不完备的文档和文件会文书归档工作带来一定程度的困难，导致文件和档案归档工作不能顺利有效地进行。

（三）收集困难

在每年的文书归档工作中，许多部门和工作人员没有注意到文书的收集和整理的重要价值，这就导致"轻文件、重管理"的错误观念。这样一来，相关人员的主动性和积极性出现严重不足，文件和档案的收集不够认真。因此，严重影响了文件和档案收集的完整性，无法保证后续年度整理与归档、收集之间的合理衔接。

（四）员工素质不高

档案工作中，员工是一个重要的影响因素，只有确保员工的整体素质和能力水平得到提高，才能有效地保证文件归档和档案自身的质量。很多单位在实际工作中不采取文档文件管理，所以没有对文件管理人员进行全面、有效的培训和评估等，导致员工缺乏专业理论知识和实际操作，员工在文档管理相关知识和技能的停滞不前，无法适应信息技术的进步。

（五）信息化、现代化程度低

目前，我国已全面进入信息社会发展的阶段，因此，文书档案归档工作也需要朝着现代化、信息化的方向发展。然而，由于资金不足等原因，许多单位的设备在仓库很难满足最低要求的文档文件，标准化和信息化安全保护的文件也相对较少。随着计算机网络技术的发展和普及，档案管理现代化已成为提高档案管理效率的重要原因。

三、积极做好文件收集和归档工作策略

（一）加强对文书档案管理人员的培训

在文书档案的收集和归档中，管理人员的工作是十分重要的，他们是文书档案收集和归档的核心人员。所以，各档案单位需要加强档案管理人员的培训，从而提高档案管理人員的工作能力和工作质量。如：可以雇佣专业人员定期培训员工，然后检查员工培训的结果，最后根据审计结果给员工一些奖励和惩罚，以提高管理人员的积极性和主动性。同时，文书归档单位的工作人员需要积极进行自主学习，单位可以根据他们的工作表现来决定其工资待遇，从而不断提高他们的工作水平和工作能力。

（二）建立健全文书收集归档管理制度

健全的规章制度在文件和档案的收集以及归档中发挥着十分重要的作用。在建设过程中，可以到相关部门和单位进行调研，了解他们的管理制度，然后根据自己的实际情况，科学地整合。同时，管理人员还需要明确各种文书的收集和归档范围，使文书能够及时归档。文书档案单位还可以成立监督管理小组，定期对文件的收集和归档情况进行监督检查，提高工作人员的积极性和主动性。

（三）加强临时文件和档案的收集

因为许多文档管理人员是兼职人员，文件单位往往会出现人员离职和转移等现象，人员离职和动员的文件在他们的手中，单位需要收集和整理年前在今年年初的文件，特别是在临时文件集合的情况下，这样就需要花更多的时间和精力。如：重要会议召开时，应通知相关部门及时收集整理会议资料。对于已经辞职或调动的人员，单位应及时与他们沟通并移交给他们的文件和档案。

（四）利用系统及时收集相关资料，优化档案服务

随着数字信息办公系统的不断推广，办公自动化系统已被许多单位和企业使用。该系统不仅有利于办公信息的收集和处理，而且能够有效地实现数字化办公。在文件收集归档工作中，办公系统可以有效地提供文书档案收集以及归档的工作效率。文书档案管理人员通过及时向所在部门收集资料，进一步的完成工作。此外，文书档案工作人员应定期从文书人员处收集资料，定期进行编写工作，从而加强编译的广泛应用，完成主题任务，为高层领导的工作提供便利条件，提高文书档案收集和归档的重要性，加强领导和部门人员的注意。

（五）提高归档的重视程度

对于每年归档的文件，相关单位的管理者需要认识到文书档案归档管理的重要价值，我们应该应用现代管理理念进行指导，一步一步的计划执行文书档案归档的工作。从人為因素、基础设施投资以及融资等方面，确保信息化的文书档案归档的各个环节进行开展工作。我们只有依靠相应的指导思想，才能保证这项工作能够得到及时有效的保障。相关领导要认识到这项工作的价值以及实行的必要性，同时，要积极的在单位内进行宣传，确保各级工作人员从意识形态的角度重视文书档案归档这项工作，只有这样才能形成"上"和"下"的局面，确保工作的顺利进行。

四、结语

在实际工作中，年度文书归档是一项不可缺少的重要环节。当前，我国社会进入了一个新的阶段，信息技术的应用非常广泛，这也对文件档案的年度归档提出了更高的要求和挑战。相关单位的管理人员需要认识到文书档案归档的重要价值，从事这项工作的人员需要掌握其基本原则，分析和总结工作中暴露的问题，从而能够更加科学的管理文书档案。

参考文献

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[2] 付荣娟.论企业文书档案的整理[J].兰台世界，2014（04）.

[3] 田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化，2015（02）.

作者简介：任玉清（1981.08- ），女，汉族，山东，科员，本科，研究方向：档案管理的开发及利用。

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