提升企业公文处理质效分析

发布时间:2020-04-25 阅读数:514

摘要：公文处理对于企业的治理有至关重要的作用，有利于提升企业的管理水平。当下的大多数企业在进行公文处理工作的过程中往往存在行为不规范、办公滞后、信息处理效率低、风险大等问题，因此企业管理者应当采取相对应的措施提高企业公文处理的质量和效率，规范公文信息登记，保障公文管理工作的实际落实，为企业的正常运转和可持续发展提供基础。

关键词：企业公文处理;质效

做好公文处理工作对于企业的正常经营和有效管理起到了非常重要的作用，公文处理工作包含了拟制公文、审核办理公文以及公文档案管理等一系列工作。公文是保证企业上传下达的沟通渠道，能够帮助企业员工与领导层进行及时有效的工作交流。公文处理工作可以帮助企业员工第一时间接收公司政令，从而更有利于企业管理者对员工的工作内容进行规范。但是现如今我国许多企业在公文处理环节上还存在很多不足，企业应当找出问题的缘由，并采取针对性的措施，不断改善企业公文处理工作的质效。

一、公文处理工作的重要性和作用

（一）公文处理能力代表了企业的管理能力

公文包含的内容较广，工作部署、工作方针、通知通告、会议纪要等都包含在公文的范围内，公文是企业内部进行信息交流的一种工具，公文处理工作不能有效完成，就会导致工作通知不及时，不利于企业内部的管理。如果在公文处理的过程中出现问题，将对企业后续的生产工作产生不良影响，员工也无法准确而及时地接收领导的工作通知，可能会延误工作进度，降低工作效率。

（二）公文处理与企业形象联系紧密

一套规范的、科学的、高效率的公文处理体系能够充分挖掘企业的发展潜力，也有利于塑造良好的企业形象。一个成熟的、拥有强大实力的企业，其必然拥有一套正规、成熟的运转体系用以高效高质地处理公文。相反，如果企业公文处理工作的水平低，效率低下，那么企业可能在办事效率与行政能力上也存在很大的漏洞。

（三）公文处理是办公自动化的重要内容

随着科学技术的不断发展，计算机技术、信息技术和网络技术在企业的管理过程中得到了广泛的应用，使用计算机来公文处理已经成为现实。不少企业已经开始筹备信息化建设，预计将采用先进的计算机技术，逐步实现办公自动化，这给公文处理工作带来了新的便利，也提出了新的要求。使用电子设备处理公文将成为今后公文处理工作的主要模式，它也是推动企业未来发展的新兴推动力。

二、企业在公文处理工作上存在的问题

（一）公文格式不規范

公文格式问题虽然细微，很容易被工作人员忽视，但规范公文格式有利于公文的内容被更好地解读。公文格式问题具体包括不规范的字体字号、不恰当的文种、标题使用不清晰、内容啰嗦冗长以及结构不合理、断句不正确等问题。这些问题的存在为员工理解公文内容制造了阻碍，因此也不利于工作的及时完成。

（二）公文处理流程不合理

在实际公文处理过程中，工作人员越级处理公文是一种常出现的现象。公文处理没有按照公司拟定的流程进行，正确的公文处理流程应该是首先由相关部门拟定公文初稿，然后由该部门负责人进行审核，其次再交由上级领导签字确认，最后向全公司发布。但是有很多公司并不重视审核工作，在公文初稿拟定后就直接交给领导进行签发，于是公文可能会存在一些语句、逻辑上的错误，不利于信息的传递。同时，公文制定工作往往由专门部门直接完成，没有参考其他相关部门的意见，导致公文的内容不够全面和完善，在决策实施的过程中也容易出现错误。

（三）没有在规定时间内完成公文处理工作

在实际公文处理过程中，如果公文没有按照规定时间处理完成，那么就会导致公文处理工作的积压，降低了企业的管理工作效率，也为后续的公文处理工作造成了更大的阻碍。导致公文不能在规定时间内处理完成的主要原因有两个，一是部门需要处理的公文包含了其他部门的公文，而工作人员没有跟相关部门进行说明就自行扣押，导致了这部分公文无法得到及时的处理;二是工作人员未意识到公文处理工作的作用和重要性，在处理公文的过程中经常办事拖沓，从而导致上级机关的审核时间和下属机关的执行的时间受到挤占和压缩，降低了工作的效率。

三、提高公文处理质效的措施和手段

（一）严格规范公文处理过程

企业应该制定科学完善的公文处理制度和公文处理体系，规范公文处理工作的流程，保证公文处理的每一个步骤都是符合规定的。同时应该提高对公文审核的重视程度，严格审核公文初稿，注意行文理由是否充分，内容是否符合法律法规和公司制度，是否与其他相关公文有衔接和关联，公文格式是否规范，公文所做的通知是否具有可行度等。在发文过程中，拟稿人要自己先对自己所写的草稿进行初步检查，确保公文没有重大的错误才可以交给上级部门进行复审，而复审时要对文稿质量进行更严格的把关，确定其内容和逻辑的正确。同时，要在开始处理公文之前就规定好时限，不同的公文要求可以适当规定不同的时间限制，如果是由上级部门交办的公文处理任务，时限可以放宽至十个工作日左右，而如果只是同级部门之间的公文工作，则应当尽量保证在三个工作日内完成。如果没有在规定时间内完成公文处理工作，则会对后续的工作产生影响，所以应当尽可能杜绝此类行为的发生。

（二）提高公文处理人员的业务水平

公文处理人员的专业素质对于公文处理工作的完成效果有非常重要的作用，因此企业应当采取一定的措施来提高公文处理人员的业务能力。首先要加强对公文处理人员的思想教育，使其树立正确的政治意识和责任意识，使公文处理人员具有较高的政治素养，同时能够对自己的工作充分负责。除此之外，加强对公文处理人员的专业技能培训也至关重要，要使公文处理工作的标准流程得到每一个工作人员的认可和熟知，并要求他们按照规定来完成工作，保证工作按质按量完成，也减少其在工作中的失误。

（三）建立考核和奖励机制

想要有效解决公文处理过程中存在的问题，完善的考核制度和奖励机制是必不可少的。按照制定标准，应当对公文处理人员的工作表现进行定期的考核和監督，同时要实行奖惩分明的薪酬责任制度，对于表现优秀的人员应该给予鼓励和奖励，而对于工作中出现纰漏的人员应该明确指出存在的问题并加以适当的惩罚，并对其后续的工作进行重点考核和监督。

（四）提高质量，精简数量

如果需要处理的公文数量过于繁多，则无法保证公文处理工作的效率和质量。首先应加大公文审核把关力度。对质量不达标、运转不规范的公文要严格执行退文制度，写明退文理由和审核意见，规定重新办理的时限，明确公文的标准和要求;对重要文件进行反复审核，以防出现严重过错和失误对公司治理造成不利影响;同时要推进分级审核制度，提高机关人员对于公文质量的重视程度。其次要严格精简公文数量。制定并完善年度公文总量控制办法，并对此严格落实，把控年度的公文总数。每年年初应根据整体的年度工作安排，结合企业运转的实际状况，制订发文细则和发文要求，各部门也要严格按照企业所制定的安排和规则来实施，对超出规定数量的公文文件要进行严格审批，如果没有发文必要，则应进行退文处理。

四、结语

综上所述，企业在公文处理方面的工作对于企业的内部治理和未来发展都有非常重要的作用，公文的发布能够保证上级的指令得到及时的传达，也能够使得公司的治理理念被所有员工知晓并理解，有助于提升公司的凝聚力，保证工作及时、高效地完成。现如今许多企业内部的公文处理工作存在一些漏洞，制约了公文处理效率和质量的提高，因此应当采取有针对性的措施来弥补这些漏洞，促进公司的可持续发展。

参考文献

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作者简介：张薇（1982.11- ），女，河北人，大学本科，中级，中国经济出版社有限公司。